Zakelijke brief naar NBN Z 01-002

Zakelijke brief, hoe begint u er aan? Brief is een communicatiemiddel. Het is belangrijk dat de informatie duidelijk wordt overgebracht aan uw correspondent. Bovendien is de brief niet zuiver een communicatiemiddel, maar ook een soort visitekaartje van de schrijver. De eerste indruk over uw persoon krijgt de lezer uit uw brief.

Enkele tips voor het schrijven van zakelijke brief

Bovendien is het nuttig nog enkele tips te onthouden bij het schrijven van een zakelijke brief. Verder leest u over het onderwerp, de aanspreking en de afsluiting bij een formele zakelijke brief.

Onderwerp van zakelijke brief

Uw brief is geen detective, laat uw lezer van het begin weten waarover het gaat. Gebruik daarom een krachtig onderwerp. Schrijf niet: “stand van zaken”, “vraag om informatie”, ook geen geheimschrift zoals “S/150004″. Onderwerp dient de lezer direct te informeren waarover het gaat. Schrijf dus beter: “Dringende herstellingswerken te …”, “Opzeg huur [adres]” of “Opvraging afschrift dossier NN”

Aanspreking

Hoe u uw correspondent aanspreekt in zakelijke brief is zeer belangrijk. Enkele regels ziet u hieronder.

Spreek uw correspondent nooit aan met “Beste” zonder meer. Gewoon “Beste” in het begin van een brief getuigt van geen respect en wordt als denigrerend ervaren door de lezer. Enkel iemand die u goed persoonlijk kent, kunt u aanschrijven met “Beste Jan”. Maar dan wel met een voornaam erbij. Ook “Geachte” zonder meer dient vermeden te worden.

Een man of een vrouw spreekt u aan met:

” Geachte + heer/mevrouw + familienaam” (heer of mevrouw begint met een kleine letter, er is maar één Heer met hoofdletter “H”)

Geen “Mijnheer”, “Beste Heer” of andere onzin hoort bij formele brief.

Een echtpaar spreekt u aan met:

Geachte heer en mevrouw + familienaam (eventueel dubbele)

Als uw brief aan meerdere personen is gericht of u weet niet wie de brief gaat lezen gebruikt u volgende aansprekingen:

Geachte heer, geachte mevrouw

Geachte heren

Geachte dames (geen “geachte mevrouwen” dus)

Geachte dames en heren

Personen in functie kunnen eventueel aangesproken worden met:

Mijnheer de voorzitter

Mevrouw de directeur

Maar “Geachte heer de voorzitter” of “Geachte mevrouw de directeur” is ook een goede aanspreking.

Afsluiting van zakelijke brief

Afsluiting van een brief moet bij de aanspreking passen. Twee meest gebruikte en ook meest aan te raden zijn:

Hoogachtend

Aangewezen bij eerste contact of in brieven aan hoger geplaatste persoon;

Met vriendelijke groeten

Deze afsluiting is even formeel en beleefd.

Beide afsluitingen worden gevolgd door een handtekening en de naam met eventueel een functie indien van toepassing.

Volgende afsluitingen dienen vermijden te worden in zakelijke brief:

Beste groeten, groetjes, Mvg, gr, Met meeste achting en dergelijke

De regels die voor aanspreking, onderwerp en afsluiting van een zakelijke brief gelden gelden evenwel voor een zakelijk e-mail bericht.

Vorm van een zakelijke brief

De vorm van een zakelijke brief is vastgelegd door NBN-norm NBN Z 01-002. Hieronder vindt u twee sjablonen voor MS Word welke volgens de NBN-norm zijn aangemaakt. Gebruik deze sjablonen om zeker te zijn dat uw brief de juiste vorm heeft en dat u niets bent vergeten te vermelden. Eens u de sjabloon hebt kunt u oneindig keren gebruik van maken. Betaalt u niet graag on-line, contacteer ons. Wij kunnen u de sjabloon per e-mail sturen.

Filter by file type: category:
Order by:

Bij het schrijven van dit artikel werd het boek “Juridisch schrijven in de praktijk” van P. Schoukens, K. Hendrickx en E. Terryn geraadpleegd.

Hebt u hulp nodig bij het opstellen van een brief, contacteer ons. Vragen is gratis.

Comments are closed

  • Misschien bent u geïnteresseerd in…

    There Are No Similar Posts!